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CARPETA ARCHIVO DEFINITIVO FOLIO PROLONGADO MP 25unidades
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Fichas y ficheros: carpetas de archivo definitivo folio prolongado
La sección de fichas y ficheros está pensada para la parte final del archivo: guardar de forma ordenada lo que ya no se usa a diario pero hay que conservar. Aquí encontrarás un paquete de 25 carpetas de archivo definitivo en formato folio prolongado, el modelo de cartón que se ve en gestorías, despachos, comunidades de vecinos, colegios y archivos municipales.
Por qué usar carpetas de archivo definitivo
- Formato folio prolongado: algo mayor que el folio, de modo que los documentos folio y A4 entran sin doblarse.
- Cartón resistente: aguanta años en la estantería y se rotula fácilmente a mano.
- Paquete de 25: suficiente para archivar un ejercicio completo por meses o por clientes.
Cómo organizar el archivo definitivo
Al cerrar un año, vacía las carpetas de uso diario y pasa su contenido a carpetas de archivo definitivo. Rotula cada una con el año, el tema y un número correlativo, y lleva una lista o ficha índice con lo que contiene cada carpeta. Así, aunque pasen años, cualquiera podrá encontrar una factura o un expediente sin revisar toda la estantería.
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Preguntas frecuentes
Es un tamaño de carpeta algo mayor que el folio, pensado para que los documentos de tamaño folio y A4 entren holgados, sin doblarse ni asomar por los bordes. Por eso es el formato más habitual en carpetas de archivo definitivo y en cajas de archivo de oficina.
Los que ya no se consultan a menudo pero hay que conservar: facturas y documentación fiscal de ejercicios cerrados, nóminas, contratos finalizados, expedientes terminados o actas antiguas. Se guardan rotulados por año para poder localizarlos rápidamente si hace falta.
Lo habitual es por orden alfabético, por fecha o por número de expediente. Cada carpeta lleva en el lomo o en la portada el mismo dato que figura en la ficha índice, de modo que la ficha indica dónde está el documento y la carpeta lo guarda.
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