Archivo y clasificación

Archivo y clasificación: carpetas para archivar y organizar documentos

Encontrar un contrato, una factura o un recibo en segundos depende de cómo los guardes. En esta sección reunimos carpetas para archivar y accesorios de clasificación para casa, oficina, despacho, gestoría o notaría: desde la carpeta que llevas a diario bajo el brazo hasta la que guarda la documentación de hace años en una estantería. Formatos A4 y folio, en cartón, plástico, tela y EVA, de marcas como MP, Q-Connect y Liderpapel.

Tipos de carpetas para archivar

• Carpetas de oficina: de anillas, con gomas, de botón, con cremallera, maletín y escaparate, para el trabajo de cada día. Todas en carpetas de oficina.
• Dossieres y fundas: protegen hojas sueltas sin encuadernarlas, con uñero, con fastener o como fundas multitaladro de 50 y 80 micras. Las tienes en dossier y fundas.
• Clasificadores: carpetas de 60 fundas fijas, carpetas con pinza, tablas con pinza y bolsas transparentes para separar papeles por temas, en clasificadores.
• Archivo definitivo: carpetas de cartón en formato folio prolongado, en paquetes de 25, para lo que ya no se consulta, dentro de fichas y ficheros.
• Recambios: hojas A4 y folio de 90 y 100 g, lisas o cuadriculadas, ya taladradas para carpetas de anillas.

Cómo organizar documentos sin perder nada

Un buen sistema separa tres niveles. Lo que usas a diario va en carpetas de anillas o con gomas, a mano en la mesa. Lo que consultas de vez en cuando, como contratos o pólizas de seguro, en dossieres o carpetas de fundas dentro de un armario. Y lo que solo guardas por obligación, como la documentación fiscal de años anteriores, en carpetas de archivo definitivo rotuladas por año.

Asigna un color a cada tema, a cada cliente o a cada miembro de la familia y rotula siempre el lomo: así cualquiera encuentra lo que busca sin abrir carpeta por carpeta. Para escrituras, títulos o certificados que no quieres taladrar, usa fundas multitaladro o dossier uñero: el documento queda protegido y el original intacto.

A4 o folio: elige bien el formato

El A4 (210 × 297 mm) es el tamaño de lo que sale de la impresora. El folio, algo más largo, se mantiene en muchas carpetas archivadoras de oficina y en documentos antiguos. Si guardas los dos tamaños, elige carpetas folio: el A4 cabe en ellas, pero no al revés.